山东劳动职业技术学院学生学籍异动管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强我校学生学籍管理，规范学籍异动办理程序，依据《山东劳动职业技术学院学籍管理规定》（以下简称《学籍管理规定》）等制度，制订本办法。

第二条 学籍异动分为新生和在校生两类。

新生学籍异动主要包括：请假延迟办理报到入学手续、保留入学资格、恢复入学资格、放弃入学资格、取消入学资格等。

在校生学籍异动主要包括：休学、保留学籍、复学、退学、开除学籍、取消学籍、留级、转专业、转学等。

第三条 教务系统是学校学籍管理的唯一官方系统，学生所有的学籍异动手续均需在教务系统进行标注及处理，学校各部门所需的学生数据均以教务系统数据为准。

第四条 本办法中列出的学籍异动通知书应存入学生档案中。学生异动班级、辅导员发生变化的，原辅导员与新辅导员交接时应连同档案一并交接。

第二章 新生学籍异动办理程序

第五条 请假延迟办理入学手续

依据《学籍管理规定》，新生因故不能按期入学者，须由本人以书面形式向录取专业所在系部提出请假申请，在办理请假手续后方可延期报到，请假时间一般不得超过两周。请假期满，新生应及时到校办理报到手续，请假逾期未报到者，除因不可抗力等正当事由外，视为放弃入学资格。

第六条 保留入学资格

依据《学籍管理规定》，新生因疾病、创新创业、应征入伍等原因可申请保留入学资格，新生保留入学资格的办理程序如下：

（一）因疾病、创业办理保留入学资格

1．新生本人提出申请，并向录取专业所在系部提交以下材料：

（1）填写《新生保留入学资格审批表》（附件1）；

（2）录取通知书复印件；

（3）毕业证书复印件；

（4）因疾病办理保留入学资格的提供县级及以上医院出具的病例或诊断证明等不宜入学的佐证材料；

（5）因创业办理保留入学资格的提供创业计划书。

2．新生所在班级辅导员审核保留入学资格手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4.新生携《新生保留入学资格审批表》完成线下审批程序。

5．教务处向新生出具《新生保留入学资格通知书》（附件2）作为学生保留期满后恢复入学资格时的凭证之一。

（二）因应征入伍办理保留入学资格

学校按照《教育部总参谋部关于印发（应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格及退役后入学办法（试行）的通知）》（教学〔2013〕8号）要求，办理新生应征入伍保留入学资格相关手续。

1．新生本人提出申请，并向录取专业所在系部提交以下材料：

（1）县级征兵办审核、签批意见并加盖单位公章的《应征入伍普通高等学校录取新生保留入学资格审批表》（审批表由征兵办公室提供，一式两份，盖章有效）；

（2）录取通知书复印件；

（3）毕业证书复印件；

（4）入伍通知书复印件。

2．新生所在班级辅导员审核保留入学资格手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4．新生携《新生保留入学资格审批表》完成线下审批程序。

5．教务处向新生出具《新生保留入学资格通知书》（附件2）作为学生保留期满后恢复入学资格时的凭证之一。

第七条 恢复入学资格

依据《学籍管理规定》，我校录取新生因疾病、创新创业、应征入伍等原因办理保留入学资格手续的，在期满前应办理恢复入学资格手续，办理程序如下：

1．新生本人提出申请，并向录取专业所在系部提交以下材料：

（1）填写《复学审批表》（附件3）；

（2）《新生保留入学资格通知书》；

（3）根据保留入学资格原因提供其他佐证材料：因病保留入学资格的提供县级及以上医院的康复证明，因创新创业保留入学资格的提供创新创业总结，因参军入伍保留入学资格的提供退伍证原件、身份证原件。

2．新生原所在班级辅导员审核恢复入学资格手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4．新生携《复学审批表》完成线下审批程序。

5．教务处向新生出具《复学通知书》（附件4）。

6．新生持《复学通知书》到所在系部办理入学手续。

7．系部接收学生后，依据《复学通知书》办理学生入学手续，并在通知书标记报到班级，同时将标记好的通知书扫描版反馈至教务处，纸质版存入学生档案，完成复学。

第八条 放弃入学资格

依据《学籍管理规定》，我校录取新生可放弃入学资格，放弃入学资格一般分为统一办理和个人申请两种情况，办理程序如下：

（一）统一办理

各系在新生报到结束之后，应主动联系未报到学生，确系不再继续就读的，由各系统一填写《学生放弃入学资格统计表》（附件5），一式三份，分别由教务处、财务处、系部分别存档。报告中应明确学生姓名及学号等信息。

（二）本人申请

1．因个人原因主动放弃入学资格的，新生向录取专业所在系部提交以下材料：

（1）填写《新生放弃入学资格审批表》（附件6）；

（2）新生本人手写的放弃入学资格的申请（申请需由本人签字、按手印）。

2．新生所在班级辅导员审核放弃入学资格手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4.新生携《新生放弃入学资格审批表》完成线下审批程序。

第九条 取消入学资格（或取消学籍）

（一）取消入学资格（或取消学籍）的情况

依据《学籍管理规定》要求，在录取新生在入学资格初查或复查过程中，如存在以下情况，则取消其入学资格（或取消学籍）。

1．在入学资格初审期间，发现新生的录取通知书、准考证、居民身份证、毕业证等证明材料与本人身份不符，或者有其他违反国家招生考试规定的，取消其入学资格。

2．在入学资格复查期间，发现学生在考试报名、志愿填报、健康状况、考试过程、录取等环节存在弄虚作假、徇私舞弊、冒名顶替等情形的，确定为复查不合格的，取消学籍。

3．保留入学资格新生在申请恢复入学资格后，经审查不合格的，取消其入学资格。

4．新生入伍后因政治原因或拒绝服兵役被部队退回、服役期间受到除名或开除军籍处分的，或者被依法追究刑事责任的，取消其入学资格。

（二）取消入学资格（或取消学籍）办理程序

符合本条规定中情况之一的，应给予取消入学资格（或取消学籍）的，应按照以下程序办理：

1．提交《新生取消入学资格（学籍）审查表》（附件7），审查单需由2名或2名以上审查人、系部负责人、党支部书记签字。

2．相关证明材料，材料均须由新生本人签字认可。

3．将审查报告及相关佐证材料报教务处复核，复核无误后，报请分管副院长批准，并提交院长办公会研究决定；

4．经院长办公会研究同意后，在教务系统进行标注。同时向新生（学生）下达取消入学资格（取消学籍）的处理决定，由系部负责监督学生限期离校。

第十条 新生与在校生时间界定

新生办理学籍异动手续截止到军训结束，原则上不得晚于当年度的10月1日，超过时间的，新生申请学籍异动按在校生学籍异动处理。

第三章 在校生学籍异动办理程序

第十一条 休学

依据《学籍管理规定》，学生因疾病、创业办理休学可以按以下程序办理：

1．新生本人提出申请，并向所在系部提交以下材料：

（1）填写《休学（保留学籍）审批表》（附件8）；

（2）因疾病休学的提供县级及以上医院出具的病例或诊断证明等不宜在校学习的佐证材料；

（3）因创业休学的提供创业计划书。

2．学生所在班级辅导员审核休学手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4．学生携《休学（保留学籍）审批表》完成线下审批程序。

5．教务处向学生出具《休学（保留学籍）通知书》（附件9）作为学生休学期满后复学的凭证之一。

休学期满仍无法到校学习而申请继续休学的，应提前办理续休手续，学生本人提出书面申请，并提供佐证材料，由学生原班级辅导员向教务处备案。

第十二条 保留学籍

依据《学籍管理规定》，学生因应征入伍可以办理保留学籍手续，应按以下程序办理：

（一）学校统一走兵

教务处根据学院应征入伍办公室提供的应征入伍通知书，将通知书反馈至学生所在系，各系最终确认学生是否已应征入伍，已入伍的，从教务系统提交保留学籍异动申请，佐证材料仅需提供学生应征入伍通知书扫描件，不需要学生到校单独办理手续。

（二）地方自行走兵

1．学生本人或父母提出申请，并向所在班级辅导员提交以下材料：

（1）填写《休学（保留学籍）审批表》（附件8）；

（2）入伍通知书复印件。

2．学生所在班级辅导员审核保留学籍手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4．学生携《休学（保留学籍）审批表》完成线下审批程序。

5．教务处向学生出具《休学（保留学籍）通知书》（附件11）作为学生保留期满后恢复学籍时的凭证之一。

第十三条 复学

依据《学籍管理规定》，学生复学按以下程序办理：

1．学生本人提出申请，并向原辅导员提交以下材料：

（1）填写《复学审批表》（附件3）；

（2）因疾病、创业办理休学的提供《休学通知书》；因应征入伍办理保留学籍的提供《保留学籍通知书》；

（3）因躯体性疾病休学的提供县级以上医院的康复证明；因精神或心理因素休学的应提供山东省精神卫生中心提供的诊疗记录和康复证明；

（4）因创新创业休学的应提供创新创业总结；

（5）因应征入伍保留学籍的应提供退伍证和身份证的原件及复印件。

2．学生所在班级辅导员审核复学手续，不符合要求的，应告知学生原因及提供佐证材料缺项，直至达到要求。

3．符合要求的，辅导员扫描全部佐证材料形成一个PDF文件，在教务系统中提交学籍异动申请，同时上传PDF版佐证材料。

4．学生携《复学审批表》完成线下审批程序。

5．教务处向学生出具《复学通知书》（附件4）作为学生保留期满后恢复入学资格时的凭证之一。

6．学生持《复学通知书》到所在系部办理报到并完成复学手续。

7．休学、保留学籍的学生复学，原则上安排到相同专业的对应年级学习，若原休学或保留学籍前所学专业无在校生，或满足《学籍管理规定》中转专业的相关条件，可以办理转专业，具体程序按照本办法第十六条执行。

8．休学或保留学籍期满，原辅导员应联系学生在规定时间内办理复学或续休（或继续保留学籍）手续，不能在规定时间办理的视为放弃复学资格，按本规定第十四条第三款程序办理。

第十四条 退学

依据《学籍管理规定》，退学分为本人申请退学、给予退学处理和开学后未到校继续学习三种情况，应分别按以下程序办理：

（一）本人申请退学的

1．学生书面提出退学申请，并填写《退学审批表》（附件10）；

2．系部审核同意后符合要求的，辅导员扫描《退学审批表》，有其他佐证材料的应将所有材料生成一个PDF文件，在教务系统中提交退学异动申请，同时上传佐证材料。

3．学生携《退学审批表》完成线下审批程序。

4．教务处向学生出具《退学通知书》（附件11）。

5．退学学生须在规定期限内办理离校手续，其个人档案由所在系部密封后，交至学生本人或邮寄至其户籍所在地，逾期不办理离校手续者，学院相关部门注销其在校的各种信息。

（二）给予退学处理的

依据学院的退学处理文件，学生所在班级辅导员按以下程序进行办理：

1．及时督促学生办理离校手续；

2．在学院文件下发的5个工作日内，在教务系统提交退学异动申请，并上传退学处理文件；

3．教务处依据退学处理文件，在教务系统进行学籍标注。

（三）开学后未到校继续学习的

学生所在班级辅导员应主动联系学生，了解其情况，确定退学的，督促学生来学校参照本条第一种情况办理相应手续，学生因各种原因无法到校办理的，辅导员应写明无法到校办理的原因，并依据以下材料，办理相应手续：

1．学生手写的退学申请扫描版；

2．学生手持退学申请、身份证和学生本人的同框照片，照片中身份证、退学申请和学生本人应清晰可见；

3．辅导员代为填写《退学审批表》并参照本条第一种情况办理其退学手续。

第十五条 留级

依据《学籍管理规定》，根据学院出具的留级文件，或学生留级申请，学生所在班级辅导员应在文件下发或学生申请的5个工作日内办理学生留级手续，具体程序如下：

1．原班级辅导员填写《学生留级交接单》（附件12），并在教务系统里提交学生留级学籍异动；

2．新班级辅导员接收学生后，将《学生留级交接单》一份放入学生档案，另一份交至教务处备案。

第十六条 转专业

依据《学籍管理规定》，符合申请转专业的条件的，按照以下程序办理：

1．本人提出申请，并向原专业所在系部提交以下材料：

（1）填写《转专业审批表》（附件13）；

（2）非创业或退伍复学的学生，提供可以证明到新专业能够得到更好的发展，或者因身体原因不能在原专业继续就读的佐证材料。

2．转出系部认真核实是否符合转专业条件，符合条件的经转入系部同意后，报教务处及分管领导审批。

3．教务处按照转专业审批表在教务系统对学生专业作出异动，并出具《学生转专业通知书》（附件14）。

4．转入班级辅导员接收学生及学生档案，并将《学生转专业通知书》存入学生档案中。

5．在每学年第二学期前两周集中办理转专业手续，其他时间不办理转专业手续。

第十七条 转学

依据《学籍管理规定》，符合申请转学条件的，按照以下程序办理：

（一）转学入

1．本人提出申请，并向学校教务处提供以下材料：

（1）填写《转学审批表》（附件15）；

（2）学生本人手写转学申请书；

（3）加盖转出学校公章的《山东省普通高等学校学生转学备案表》；

（4）转学理由佐证材料；

（5）原学校在校期间的档案，档案中应包括：入学材料、学籍表、已修课程成绩单等。

2．教务处依据《学籍管理规定》审核学生提供的材料，符合条件的报分管领导审批；不符合要求的，告知学生原因。

3．审批通过的，提交院长办公会研究决定。经院长办公会研究同意后，教务处对学生档案中所修课程给予认定，能够认定的，可根据情况申请免修，继续学习本专业余下课程；不能够认定的需根据情况确定修读年级。

4．教务处对拟转入学生情况进行公示，公示期结束后，通知系部接收学生，同时接收学生档案，并办理相关入学手续。

（二）转学出

1．本人提出申请，并向所在系部提供以下材料：

（1）填写《转学审批表》（附件15）；

（2）学生本人手写转学申请书；

（3）加盖转出学校公章的《山东省普通高等学校学生转学备案表》；

（4）转学理由佐证材料；

（5）在校期间档案，档案应包括：入学材料、学籍表、已修课程成绩单等；

（6）转入学校同意接收的通知书。

2．系部依据《学籍管理规定》中要求对学生转学资格进行审核，符合条件的经系部同意后，整理好学生个人档案将申请材料一同报教务处。

3．教务处复核，报学院领导审批后，提交院长办公会研究决定。经院长办公会研究同意后，教务处对拟转出学生情况进行公示；

4．公示结束后，学生携带材料到转入学校办理相应入学手续。

第十八条 在校生变更姓名

学生变更姓名的，可以根据教育部关于印发《高等学校学生学籍学历电子注册办法》的通知（教学〔2014〕11号）中第十九条规定，申请办理姓名变更手续：

（一）变更姓名应如实准备以下材料：

1．身份证原件及复印件（正反面）；

2．户口页原件及复印件（曾用名需与当前学籍注册姓名一致）；

3．高考电子档案；

4．若现用名字与曾用名不能同时出现在户口本上，则需由派出所出具现用名字、曾用名和身份证号为同一人的改名证明；

5．提供申请资料的真实性、合法性声明（声明，需申请人手写，并签字）。

（二）由辅导员审核学生提供的合法性证明材料，材料真实有效的，扫描全部材料形成一个PDF文件，在教务系统提交学生学籍异动申请，异动类别选择“变更姓名”，在变更理由中填写变更后姓名并上传PDF版扫描材料。

（三）学生不得在入学第一个学期和毕业前最后一个学期办理更名手续。

第四章 附则

第十八条 本办法由教务处负责解释，本办法中的规定与早期文件有冲突的以本办法为准，早期文件作废。自2022年9月1日起实施。

第十九条 五年一贯制、技工教育学生参照本办法执行。